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◼︎ 存證信函該怎麼寫?

存證信函是什麼?

存證信函本質上就是「私人間」的信函而已,並不代表任何法院、地檢署或其它公權力機關,而因存證信函寄件時為一式三份(即除寄給對方外,自己與郵局均會留存一份),因此,存證信函相較於一般信函,較容易證明:寄件者曾表明某種立場或事項過。


但要特別注意的是,依《郵政規則》第103條規定,存證信函只有保存三年而已,並非永久保存:「存證信函存局之副本,自交寄日起,由郵局保存三年,期滿後銷燬之。


存證信函的目的?

在日常生活中,存證信函最常被使用的目的,主要有二:


1. 針對某個糾紛表明立場


例如:在對方欠錢不還的例子中,通常會在信件內表明:錢款總額、應於何時還款,以及不還款時,後續將會採取如何之行動(如提起民事訴訟)。


簡單來說,就是在正式進入訴訟以前,給對方一點「警告」意味,希望對方能依約給付,否則不排除日後雙方對簿公堂。


2. 對於曾為某意思表示留存證據


同樣舉前述對方欠錢不還的例子,在一般借貸關係中,請求權時效為15年,也就是在這15年間,如果都沒有向對方「請求」還錢,則對方日後可以主張「時效抗辯」而不用還錢。


因此,為了證明曾在這15年內,有向對方「請求」還錢過,寄發存證信函不失為一個比較正式的證據保存方式。


但要注意的是,依《民法》第130條規定,於「請求」還錢後,如果沒有在6個月內起訴,則不會產生時效中斷的效果。


存證信函該怎麼寫?

在寫存證信函時,盡量言簡意賅,因若寫太多,除無法聚焦立場外,更可能不小心寫出對自己不利的字句,而使對方日後在訴訟上大做文章。


以下同樣舉對方欠錢不還的例子,在寫存證信函時,盡可能掌握以下三點原則:


1. 特定糾紛事實


例如:於某年某月某日我曾借50萬元給你,雙方約定利息為幾%,並約定應於某年某月某日還款...;而非單純寫:關於之前借你的那筆50萬元...。


2. 表明立場


例如:請對方應於函到後幾日內返還借款,或商討後續處理方式。


3. 對方未回覆時之後續行動


例如:若對方於函到幾日內,都未回覆時,將訴諸法院。

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